Un front office con IA é un software que xestiona de xeito automatizado o traballo administrativo dunha clínica dental: un recepcionista IA atende e programa cada chamada 24/7 en máis de 29 idiomas, a elegibilidade do seguro verifícase automaticamente antes de cada visita, os pacientes completan a ficha de admisión dixital antes de chegar, as notas clínicas redáctanse automaticamente para revisión do profesional e o recordatorio de reabastecemento enche a axenda — todo escrito de novo no sistema de xestión da consulta que o teu equipo xa usa.
Cada paso funciona por si só, pero a orde importa: a conexión PMS alimenta o teléfono IA, o teléfono IA alimenta as análises, e as análises só alcanzan grao de contabilidade cando o rastrexador está no teu sitio web. Sigueo de arriba a abaixo.
Sincronización bidireccional con Dentrix, Open Dental, Eaglesoft, Dentrix Ascend, CareStack e máis. A plataforma le o teu horario, pacientes, gráficos, seguros e libros de contas — e pode volver escribir citas, notas clínicas, documentos e pagos. O teu PMS segue sendo o sistema de rexistro; nada migra.
Front Desk AI non é un widget engadido á túa liña existente: é un sistema VoIP na nube completo para a consulta, deseñado para que cada chamada alimente a mesma capa de intelixencia que os teus formularios, o teu calendario e o teu libro de contas.
Unha liña de práctica dedicada máis números adicionais ilimitados e rastrexables — un por anuncio, campaña, correo electrónico ou perfil de Google. Cada número leva consigo a súa fonte, polo que cando o teléfono soa xa sabes que dólar de marketing o fixo soar.
Crea árbores de chamadas que saúden aos chamantes por liña, ruta por departamento ou provedor, reproduzan mensaxes fóra de horario e redirixan as chamadas ao destino axeitado — recepción, correo de voz ou recepcionista AI — sen que ninguén teña que tocar o teléfono.
Cada chamada grávase, audítase segundo a HIPAA, transcríbese, resúmese e etiquétase coa intención en cuestión de segundos tras o desenganche. Os mapas de calor de chamadas perdidas amosan exactamente en que horas se filtran ingresos, e a taxa de peche de chamadas vincula cada chamada atendida con se realmente se reservou unha cita.
A maioría das plataformas informan de actividade — clics, impresións, visitas. Esta informa de resultados, porque é a única capa que ve tanto o clic no anuncio como o tratamento completado. Isto é o que se captura automaticamente unha vez realizados os pasos 1 e 5:
Os clics nos anuncios chegan cos seus IDs de clic e o custo, capturados no momento en que un visitante chega — sen exportacións de follas de cálculo desde as plataformas de anuncios.
Vistas de páxina, fontes de tráfico, etiquetas de campaña e referidores — cosidos nunha única viaxe por visitante, non en sesións dispersas.
As chamadas telefónicas únense á mesma viaxe: resultado, reserva, sentimento e transcrición, vinculados á campaña que fixo soar o teléfono.
As brechas de seguridade sanitaria non son hipotéticas: as consultas son secuestradas e as bases de datos de pacientes son roubadas. A arquitectura aquí supón o peor escenario e convérteo en inútil:
Todo o que se move entre o teu PMS, os teus pacientes e a plataforma viaxa a través de conexións TLS cifradas. Nada viaxa pola rede de forma lexible.
Cada campo protexido — nome, data de nacemento, condición, entrada do diagrama — encripta de xeito individual con AES-256-GCM antes de ser gardado. Non é un cifrado de disco completo que desbloquea todo ao arrincar: cada campo por separado.
Ademais diso, os datos protexidos re-codifícanse en símbolos de glifos propietarios, coas claves gardadas separadamente da propia base de datos — un segundo cadeado cunha segunda chave, noutro lugar.
Non. A plataforma conéctase ao PMS que xa utilizas — Dentrix, Open Dental, Eaglesoft, Dentrix Ascend, CareStack e máis — con sincronización bidireccional. O teu PMS segue sendo o sistema de rexistro, cada actualización de retorno é un interruptor de activación opcional que ti controlas, e non hai migración nin tempo de inactividade.
Si. Lée o teu horario en directo e reserva prazas reais — e respecta as regras de cada provedor, incluíndo cales poden ter dúas columnas e cales nunca duplican reservas. Reagenda, cancela e rexistra cada chamada cunha transcrición, un resumo e un resultado no expediente do paciente.
A IA reenvía as chamadas ao teu recebedor durante o horario de oficina, e fóra dese horario grava unha mensaxe estruturada coa promesa de devolver a chamada. En calquera caso, o teu persoal recibe a transcrición completa e o contexto, para que ninguén teña que comezar a conversa de cero.
Ata o dólar recadado. Cada clic no anuncio segue ata a visita ao sitio web, o formulario ou a chamada, o rexistro do paciente e os ingresos do tratamento completado, e logo atribúese aos modelos de primeiro toque, último toque, lineal, decadencia temporal e baseados na posición. Vedes o custo por paciente e o valor vitalicio por canal, non o custo por clic.
O teu teléfono convértese nunha porta principal que nunca se pecha. A IA responde cada chamada, recoñece ao chamador polo seu número e fala con el sobre a súa cita — o seu hixienista, o tipo de visita, o seu saldo — sen seguir un guión.
Os pacientes completan a súa documentación desde o texto de confirmación — formularios en máis de 100 idiomas, sinaturas electrónicas, fotos de tarxetas de seguro e documentos de identidade — e as respostas envíanse directamente á historia clínica. Ninguén ten que escribir o mesmo dúas veces.
Cada paciente na axenda de mañá verifícase automaticamente durante a noite — a elegibilidade, os beneficios e as marcas de información pendente chegan ao expediente antes de que o paciente se sente.
Un pequeno fragmento no teu sitio web xunto con dous permisos de Google, e os teus números de marketing deixan de ser estimacións. Este é o paso que converte "tivemos 50 clics" en "Google Ads trouxo once pacientes valorados en 38.000 dólares neste trimestre."
Dictá nas cadeiras ou deixa que o sistema redacte as notas da axenda do día antes mesmo de sentarte. A IA aprende a formulación e a estrutura de cada profesional, e as notas rematadas envíanse directamente ao PMS.
Os pacientes que máis probablemente desaparezan atópanse e póñense en contacto con eles antes de que se vaian — e os saldos pendentes cobraranse por si sós con ligazóns de pago en lugar de chamadas telefónicas incómodas.
Non hai nada que configurar aquí — este paso está a ler o que xa é certo. Cada rexistro de paciente que sincronizaches está protexido por dúas capas independentes de cifrado, acceso baseado en roles e un rexistro de auditoría completo, baixo un Acordo de Asociado Comercial asinado.
Como o sistema telefónico e o recepcionista de IA están na mesma plataforma, a transición é fluída: a IA pode atender chamadas fóra do horario, absorber o exceso de demanda cando o persoal estea con pacientes ou responder a todo 24/7 — reservando directamente no PMS na mesma chamada que atendeu.
Front Desk AI custa 249,99 $ ao mes como complemento — e está incluído en Practice Autopilot.
Ver prezos do sistema telefónico →Cando un visitante se converte nun paciente — a través dun formulario, dunha chamada ou dunha reserva — a viaxe anónima conéctase ao expediente clínico real.
Os dólares de tratamento completados e recadados flúen de volta ao canal que os xerou, segundo cinco modelos de atribución: primeiro toque, último toque, lineal, decadencia temporal e baseado na posición.
Os mapas de produción relacionan a xeografía dos pacientes por código postal, para que poidas ver que barrios — e que canles neses barrios — realmente producen.
A diferenza nunha soa frase: outras ferramentas dinche canto che custan os teus anuncios por clic — esta dinche canto gañan por paciente.
O resultado práctico: se a base de datos fose roubada por completo, o ladrón tería cadeas de símbolos sen sentido — ningún nome, ningunha data de nacemento, ningunha historia clínica. Para o atacante, os datos do paciente efectivamente non existen.
A arquitectura de seguridade completa — infraestrutura, auditoría, postura de conformidade e o nivel adicional de seguridade opcional — atópase na páxina de Seguridade. Le a visión xeral completa de seguridade
Os datos do paciente cifranse primeiro campo a campo con AES-256-GCM, e logo reconvertense en símbolos de glifos propietarios antes de almacenarse, coas claves gardadas por separado da base de datos. Un ladrón que roubase a base de datos enteira tería símbolos ilegibles: nin nomes, nin datas de nacemento, nin datos clínicos.
A conexión PMS normalmente completa o mesmo día, e a captación dixital funciona inmediatamente despois. O teléfono AI está operativo en poucos días — o reenvío de chamadas ou a portabilidade do número é o proceso máis longo. As conexións de Google levan uns dez minutos coa lista de verificación no taboleiro. A maioría das prácticas están totalmente automatizadas nun prazo de dúas semanas.
Si. Os pacientes, o horario e as analíticas de cada localización están illados nesa oficina, mentres que os paneis de control a nivel de grupo agrupan o rendemento en todas as localizacións.
Si. Un Acordo de Socio Comercial é estándar, o acceso está baseado en roles e cada acceso aos datos de pacientes rexístrase nun rexistro de auditoría. As páxinas de Seguridade e de Cumprimento de HIPAA documentan a postura completa.
Cada funcionalidade desta páxina xa existe na plataforma — esta é a configuración exacta e ordenada que leva unha práctica de chamar e volver chamar por teléfono e usar portapapeis de papel a unha oficina principal que responde cada chamada, comproba cada plan, escribe as súas propias notas e rastrea cada dólar de mercadotecnia ata a cadeira. Planifica unha tarde tranquila para os dous primeiros pasos; o resto activarase sobre a marcha.
Un percorrido de 20 minutos cos teus propios números: o que o teléfono de IA tería respondido a semana pasada, o que a verificación tería detectado e o que o teu marketing realmente xera.
Practice Autopilot agrupa toda a oficina de front office: recepcionista de voz con IA e sistema telefónico na nube completo, notas clínicas con IA, integración directa co PMS, verificación ilimitada de seguros, pagos de pacientes, elaboración de gráficos periodontais por voz e fax dixital — por 873 € EUR ao mes. Comprados por separado, os mesmos complementos custan máis de 1.200 $ ao mes.
Afórrate máis de 300 $ ao mes fronte a pagar á carta
Sen contratos • Cancela cando queiras • Garantía de devolución do diñeiro de 30 días
¿Só queres que se encarguen dos chamadas? O plan AI Receptionist custa 499 dólares ao mes — ver prezos
¿Queres absolutamente todo — Consultas Virtuais, Intelixencia de Reclamacións, Voice Perio, soporte prioritario e unha posta en marcha con servizo de guante branco? O plan AI Dental Office custa 1.499,99 $ ao mes — ver o nivel de todo
